Privacyverklaring
Privacyverklaring ten behoeve van alle cliënten van Rijnvis Notaris
Privacyverklaring
Deze verklaring geeft informatie over hoe Rijnvis Notaris omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze dienstverlening
Rijnvis Notaris vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere door u aanbestede opdracht.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als Rijnvis Notaris een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan de wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus
op een wettelijke grondslag verwerkt.
De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets
meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig
zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen
(BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig legitimatiebewijs van
u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop
staan.
Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen
toegang tot de gegevens.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als Rijnvis Notaris persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
- openbare registers, waaronder het Kadaster;
- een partij, makelaar, advocaat, accountant of andere adviseur in verband met het uitvoeren van een opdracht waarvan u één van de partijen bent, gehuwd met één van die partijen bent, bestuurder, ge- volmachtigde of uiteindelijk belanghebbende van één van die partijen bent;
- Basisregistratie Personen (BRP);
- trouwboekje;
- buitenlandse registers;
- databases met ondernemingsgegevens
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Rijnvis Notaris geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Rijnvis Notaris verstrekt, afhankelijk van welke akte wij voor u hebben opgesteld, uw persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
- Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), de Belastingdienst, registerhouders, zoals het Kadaster, de Kamer van Koophandel, het Centraal Testamentenregister (CTR), het Centraal Levenstestamentenregister (CLTR) (echter uitsluitend op uw uitdrukkelijke toestemming), door de Rechtbanken aangehouden huwelijksgoederenregisters;
- de wederpartijen en overige betrokkenen bij een opdracht voor zover deze recht zouden hebben op een afschrift van de akte waarvan wij een concept hebben opgemaakt.
In het kader van de opdracht worden gedurende de uitvoering ervan en bij afronding documenten waarin uw gegevens staan vermeld, verstrekt aan derden zoals uw makelaar, uw financieel adviseur, uw accountant, uw belastingadviseur of uw advocaat.
Persoonsgegevens worden door Rijnvis Notaris niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door Rijnvis Notaris niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wette- lijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing en het gerechtvaardigd belang vanwege mogelijke klachten en aansprakelijkheidsstellingen. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Beveiliging van uw persoonsgegevens
Rijnvis Notaris neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzin- gen zijn van misbruik, kunt u contact met ons opnemen..
Subverwerking
Ten behoeve van automatisering, telefoonservice, archiefvernietiging, archivering, accountancy, vertalingen, nieuwsbrieven en fiscale zaken kunnen persoonsgegevens door derden, met wie wij verwerkersovereenkomsten zullen sluiten, verwerkt worden.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door Rijnvis Notaris worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Rijnvis Notaris verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen. Daarnaast kunnen er ook andere gerechtvaardigde belangen zijn waardoor wij op uw verzoek niet in kunnen gaan.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door Rijnvis Notaris wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwer- king of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming Rijnvis Notaris stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door Rijnvis Notaris
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Rijnvis Notaris dan horen wij dit graag. U kunt hiervoor telefonisch contact opnemen met de notaris van
de betrokken vestiging. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Met vriendelijke groet,
mr. R.R. Rijnvis